Privacyverklaring

1. Wie verwerkt je gegevens

Bij de retreat zijn twee partijen betrokken, elk verantwoordelijk voor een eigen deel van je gegevens:

Fit with Armando is verantwoordelijk voor het coachings- en programmadeel (je inschrijving, de intake, e-mailupdates en de community).

• Moerbessenberg 100, 3769 DC Soesterberg
• KvK: 93411413 | Btw: NL005019221B81
• E-mail: info@fitwitharmando.nl

Sabai Travels is als reisorganisator een eigen verwerkingsverantwoordelijke voor het reis-, verblijf- en betaaldeel. Op dat deel is de privacyverklaring van Sabai Travels van toepassing.

• E-mail: info@sabaitravels.nl
• Telefoon: +31 6 48 37 70 55
• Privacyverklaring: sabaitravels.nl/pages/privacybeleid

In deze verklaring wordt Fit with Armando aangeduid als "wij".

2. Welke gegevens we verzamelen

Bij inschrijving voor de retreat:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Of je akkoord bent gegaan met de voorwaarden en of je toestemming hebt gegeven voor e-mailupdates (inclusief datum/tijd)
• Indien van toepassing: bedrijfsnaam, als je de aanbetaling zakelijk doet (factuur op bedrijfsnaam)

Bij de intake (na inschrijving, ter voorbereiding van de retreat):

• Dieetwensen en/of allergieën
• Blessures of medische aandachtspunten
• Noodcontactgegevens
• Eventuele overige informatie die je zelf deelt ter voorbereiding

Voor de betaling: de betaling verloopt via Sabai Travels en hun betaaldienstverlener Mollie. Mollie verwerkt de gegevens die nodig zijn om je betaling af te handelen. Fit with Armando slaat zelf geen volledige betaalgegevens (zoals je rekeningnummer) op.

3. Waarom we deze gegevens gebruiken

• Om je inschrijving en betaling te verwerken en je deelname te bevestigen.
• Om je de noodzakelijke informatie over de retreat te sturen (zoals een paklijst, intakevragen en praktische wijzigingen).
• Als je daarvoor toestemming hebt gegeven: om je e-mailupdates te sturen over de retreat en toekomstige edities.
• Om de retreat veilig en passend te laten verlopen (bijvoorbeeld rekening houden met allergieën of blessures).
• Voor beeld- en geluidsopnamen, zie artikel 5.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals onze administratie- en bewaarplicht voor facturen.

4. Met wie we gegevens delen

Wij verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die nodig zijn om de retreat mogelijk te maken:

Deze partijen mogen je gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze worden ingeschakeld, en zijn gehouden aan hun eigen privacy- en beveiligingsverplichtingen.

5. Beeld- en geluidsopnamen

Tijdens de retreat worden beeld- en geluidsopnamen gemaakt, onder meer voor de aftermovie die alle deelnemers na afloop ontvangen. Frank verzorgt deze opnamen.

• We verwerken deze opnamen op basis van je toestemming, die je bij deelname geeft.
• Voor gebruik van herkenbaar beeldmateriaal in openbare uitingen (zoals social media of de website) vragen we je aparte, uitdrukkelijke toestemming, die je op elk moment kunt intrekken.
• Wil je niet herkenbaar in beeld, laat dit dan vooraf of ter plaatse weten, dan houden we daar rekening mee.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

• Gevoelige intakegegevens (dieet, allergieën, blessures, medische aandachtspunten, noodcontact): wij verwijderen deze uiterlijk 4 weken na afloop van de retreat. Voor een volgende editie vragen we deze opnieuw op.
• Inschrijfgegevens (naam, e-mail, telefoon): zolang nodig voor de organisatie van de retreat. Heb je toestemming gegeven voor updates, dan bewaren we je naam en e-mail tot je je afmeldt.
• Beeldmateriaal: wij verwijderen dit uiterlijk 4 weken na afloop van de retreat.
• Factuur- en administratiegegevens: zo lang als wettelijk verplicht is voor de belastingadministratie.

7. Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen. De inschrijvingen worden opgeslagen in een beveiligde omgeving, alleen toegankelijk via een afgeschermde beheeromgeving. We beperken de toegang tot de gegevens tot wat nodig is voor de organisatie van de retreat.

8. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, en om je toestemming voor e-mailupdates op elk moment in te trekken (via de afmeldlink in elke e-mail, of door ons te mailen). Je kunt ook bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of vragen om overdracht van je gegevens.

Wil je een van deze rechten uitoefenen of heb je een vraag over je privacy? Mail ons via info@fitwitharmando.nl. Voor het reis- en betaaldeel kun je je ook rechtstreeks tot Sabai Travels wenden. We reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.